Lata działania organizacji można liczyć od 13 listopada 1945 roku, kiedy powstało przedsiębiorstwo państwowe „Film Polski”. Przedsiębiorstwo miało na celu stosowanie filmu jako środka informacji, wychowanie społeczne oraz upowszechnianie oświaty i kultury, szerzenie kultury filmowej w społeczeństwie, współpracę z ośrodkami kinematografii za granicą oraz kształcenie kadry filmowej.

„Film Polski” mając swoją siedzibę w Warszawie zakładał i prowadził „teatry świetlne” w innych miastach Polski. Z początkiem 1951 roku jego kompetencje w Polsce Południowej przejęło Przedsiębiorstwo Państwowe „Okręgowy Zarząd Kin” w Krakowie. W 1975, zarządzeniem Ministra Kultury i Sztuki, Wojewódzki Zarząd Kin i Oddział Centrali Rozpowszechniania Filmów zostały przekształcone w Okręgowe Przedsiębiorstwo Rozpowszechniania Filmów (OPRF).

Kolejna zmiana miała miejsce w 1989 roku, kiedy to OPRF przemianowano na Okręgowe Instytucje Rozpowszechniania Filmów, a rok później połączono OIRF w Krakowie, Kielcach i Rzeszowie.

W 1990 powstała wielozakładowa Instytucja Dystrybucji Filmów Apollo Film w Krakowie. I tak po raz pierwszy w nazwie pojawił się człon „Apollo Film”. Tego samego roku z IFDF Apollo Film zostały wyodrębnione dwie filie w Kielcach i Rzeszowie, a w  1994 roku, w miejsce IFDF Apollo Film powstała Państwowa Instytucja Filmowa Apollo Film z siedzibą w Krakowie.

PIF Apollo Film podobnie jak inne instytucje kultury działające na rynku lokalnym, na mocy ustawy o samorządzie województwa, została przekazana Województwu Małopolskiemu i stała się samorządową Instytucją Filmową Apollo Film.

W lutym 2003 roku IF Apollo Film ufundowała Krakowską Fundację Filmową, której głównym zadaniem stała się organizacja Krakowskiego Festiwalu Filmowego.

1 marca 2004 roku w wyniku komercjalizacji Instytucji Filmowej powstała Spółka Apollo Film z o.o. działająca zgodnie z przepisami prawa handlowego spółek.